Zwrot kosztów przysługuje w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, w tym za bilety lotnicze dla firm, bilety kolejowe dla firm, czy bilety autobusowe dla firm bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje, obejmuje także inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę w udokumentowanej wysokości. Zwrot kosztów przysługuje za przejazd w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem, w przypadku podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni. Wydatki określone lub uznane przez pracodawcę to: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podstawowe zagadnienia

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem jego pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, czy wyjazdem zagranicznym dla firm. Rozporządzenie o podróżach służbowych dotyczy pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej, ale również wiele firm prywatnych stosuje zasady i stawki określone w tym Rozporządzeniu.

Pracodawcy nieobjęci tym Rozporządzeniem mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu organizacji podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami, w tym także diet, w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Środki transportu

Środek transportu w podróży służbowej krajowej i zagranicznej, w tym rodzaj i klasę, określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Przy wyznaczaniu środka transportu bierze się pod uwagę specyfikę danego wyjazdu.

Może to być transport środkami komunikacji publicznej, obejmujące także grupowe bilety lotnicze, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy (nie musi on także być własnością pracownika). Pracodawca nie może narzucić pracownikowi wykorzystania jego prywatnego samochodu. Strony mogą jednak poczynić stosowne ustalenia, umawiając się na przykład, że wyjazdy służbowe odbywane będą przy użyciu prywatnego samochodu pracownika. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Rozliczenie delegacji

Pracownik rozlicza koszty podróży służbowej: nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży, ponadto załącza rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W przypadku korzystania podczas podróży służbowej z samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru będącego własnością pracownika przysługuje: zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie odrębnych przepisów, stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż:

• dla samochodu osobowego:
  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
• dla motocykla – 0,2302 zł,
• dla motoroweru – 0,1382 zł.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (brak rachunku, faktury itp.).

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podróż krajowa. Wysokość diety

Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Jeżeli podróż trwa:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie będzie przysługiwać,
• od 8 do 12 godzin – będzie przysługiwać 50% diety,
• ponad 12 godzin – dieta będzie przysługiwała w pełnej wysokości.

Jeśli krajowa podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin przysługiwać będzie 50% diety,
• ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Zmniejszenie diety

W razie otrzymania bezpłatnego wyżywienia dieta ulega pomniejszeniu. Pomniejszenie diety stosuje się także w przypadku zakwaterowania w hotelu z odpowiednio dobranym programem wyżywienia. Każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 25% diety, obiad 50% diety, kolacja 25% diety. Wyłączenie diety obowiązuje: gdy pracownikowi zostanie zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz za czas przejazdów w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podróż krajowa. Komunikacja miejscowa

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 6 zł. Ryczałt nie przysługuje, gdy: pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, na wniosek pracownika pracodawca zgodzi się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, gdy ze względu na cel podróży służbowej nie ma potrzeby poniesienia tych kosztów. Na przykład pracownik udaje się do oddziału firmy, który znajduje się w pobliżu dworca PKP i po zakończeniu podróży pociągiem idzie do oddziału pieszo.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podróż krajowa. Nocleg

W hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności stawki diety (600 zł). Rozporządzenie dopuszcza możliwość zwrotu kosztów za rezerwacje hoteli dla firm przewyższających wskazany limit. Dotyczy to uzasadnionych przypadków. Jeśli pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu, a ten nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 45 zł. Ryczałt dotyczy tylko noclegów trwających minimum 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7. Zwrot kosztów noclegów lub ryczałt nie przysługuje za czas przejazdów, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podróż krajowa. Czas podróży zagranicznej

Czas podróży liczy się w zależności od środka komunikacji: lądowej − od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju; lotniczej − od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; morskiej − od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego. Delegację zagraniczną dzieli się na dwie części : krajową i zagraniczną.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podróż zagraniczna. Wysokość diety

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli podróż trwa: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Podróże służbowe – krajowe i zagraniczne. Podróż zagraniczna. Zmniejszenie diety

Jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również w zakresie usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podróż zagraniczna. Nocleg

Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Zwrot kosztów za nocleg nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podróż zagraniczna. Choroba w trakcie podróży zagranicznej.

Pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Ubezpieczenie w podróży zagranicznej

Przy wyjazdach do państwa należącego do UE pracownik objęty jest ubezpieczeniem podróży służbowej, lub zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. Przy wyjeździe poza UE polskie ubezpieczenie zdrowotne nie obowiązuje; pracodawca może wykupić dla pracownika ubezpieczenie kosztów leczenia, niezbędnego w razie nagłego wypadku. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podróż zagraniczna. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Nasze biuro podróży dla firm Polish Travel Quo Vadis oferuje pełną organizację podróży służbowej w tym także:

• usługi MICE,
• organizowanie i obsługę konferencji,
• organizację konferencji naukowych,
• organizację kongresów,
• wyjazdy integracyjne dla firm (w tym m.in. Incentive Travel).

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne. Podstawy prawne.

Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167);
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 1414 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy