I. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Polish Travel Quo Vadis Sp. z o.o., ul. Ptasia 2, 00-138 Warszawa, Polska, KRS 0000148731, NIP 5260211386 („PTQV”, „Administrator”, „my”).

W sprawach ochrony danych, wycofania zgody i wykonywania praw można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem: [email protected] albo listownie na powyższy adres. Dopisek „Ochrona danych osobowych” ułatwi obsługę, ale nie jest wymagany. Ta sama skrzynka obsługuje sprawy dotyczące Polish Travel i VisitPoland.

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane tylko w zakresie potrzebnym do określonego celu i na odpowiadającej mu podstawie prawnej:

1. Zapytania, oferty i wykonanie umowy

Przygotowanie oferty na Państwa żądanie, zawarcie i wykonanie umowy, obsługa rezerwacji oraz uzgodnień dotyczących m.in. biletów, noclegów, transportu, wynajmu samochodów, ubezpieczenia podróży, wyjazdów indywidualnych i służbowych, usług DMC, konferencji, spotkań, incentive travel i eventów — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy są Państwo stroną umowy lub występują o działania przed jej zawarciem.

2. Kontakty biznesowe i podróże zamawiane przez inne osoby

Kontakt z przedstawicielami firm i partnerów oraz organizacja usług dla osób wskazanych przez pracodawcę, organizatora wydarzenia lub osobę dokonującą rezerwacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest prowadzenie uzgodnień, realizacja zamówienia i sprawna obsługa osób objętych usługą. Nie stosujemy automatycznie podstawy umownej z pkt 1 do każdej osoby podróżującej, jeżeli nie jest ona stroną umowy z nami.

3. Obowiązki prawne

Rozliczenia, dokumentacja księgowa i podatkowa, wystawianie faktur oraz wykonanie obowiązków wynikających z przepisów dotyczących danej usługi — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w związku z przepisami o rachunkowości, podatkach i usługach turystycznych, w zakresie, w jakim mają zastosowanie.

4. Korespondencja, jakość obsługi i roszczenia

Odpowiedź na pytania niezwiązane bezpośrednio z zawarciem umowy, rozpatrywanie uwag, niezbędna dokumentacja ustaleń, ocena jakości obsługi oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest komunikacja, poprawa usług i ochrona praw. Gdy rozpatrzenie sprawy realizuje konkretny obowiązek prawny, podstawą w odpowiednim zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5. Marketing własnych usług

Marketing własnych usług może opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o ile pozwalają na to okoliczności, wynik oceny interesów i przepisy dotyczące danego kanału. Ten interes nie zastępuje zgody wymaganej na kontakt marketingowy ani na technologie śledzące.

Wysyłanie zamówionego newslettera i innych informacji marketingowych e-mailem lub kontakt marketingowy telefoniczny prowadzimy na podstawie odpowiedniej dobrowolnej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy z 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”). Zakres zgody wskazuje cel i kanał kontaktu. Odpowiedź na konkretne zapytanie nie oznacza zapisu na późniejsze kampanie marketingowe.

6. Działanie i bezpieczeństwo serwisów

Udostępnianie stron, obsługa techniczna, wykrywanie błędów i nadużyć oraz ochrona systemów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest utrzymanie dostępności i bezpieczeństwa usług. Zasady zapisu informacji w urządzeniu użytkownika są opisane odrębnie w części X.

7. Obsługa praw i dokumentowanie zgód

Realizacja obowiązków wynikających z RODO, w tym obsługa żądań i wykazanie zgodności — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Ograniczony zapis sprzeciwu lub rezygnacji może być potrzebny, aby nie ponawiać niechcianego marketingu; podstawą jest realizacja obowiązków prawnych, a w zakresie niezbędnej ochrony przed roszczeniami także art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Szczególne kategorie danych

Jeżeli przygotowanie zamówionej usługi wymaga informacji o zdrowiu, niepełnosprawności, alergiach lub innych szczególnych potrzebach ujawniających dane z art. 9 RODO, przetwarzamy niezbędny zakres na podstawie wyraźnej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Sama preferencja żywieniowa nie zawsze jest daną o zdrowiu lub inną szczególną kategorią danych.

W sytuacji zagrożenia żywotnych interesów może mieć zastosowanie art. 6 ust. 1 lit. d oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO — w przypadku szczególnych kategorii tylko wtedy, gdy osoba jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody. Dane te mogą być również przetwarzane w niezbędnym zakresie dla roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f i art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Prosimy nie przesyłać niepotrzebnej dokumentacji medycznej ani kopii dokumentów tożsamości w zwykłych zapytaniach.

9. Analityka internetowa i poprawa użyteczności

Pomiar ruchu, źródeł wejść, skuteczności treści i kampanii oraz działań prowadzących do zapytań o usługi, a także badanie użyteczności stron za pomocą narzędzi opisanych w części X — na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, z uwzględnieniem art. 399 PKE. Dotyczy to również powiązania zdarzeń z pseudonimowym identyfikatorem, jeżeli jest używany. Nie traktujemy analityki jako niezbędnej do samego wyświetlenia oferty.

10. Materiały informacyjne i dalsza obsługa zainteresowania

Przekazanie zamówionego przewodnika, programu, prezentacji lub innego materiału oraz odpowiedź dotycząca wyraźnie zgłoszonej potrzeby — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy realizujemy zamówioną usługę albo działania przed zawarciem umowy, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadniony interes polegający na realizacji prośby o informację. Dodanie danych do newslettera lub późniejszych, niezwiązanych z zapytaniem kampanii wymaga oddzielnej podstawy i odpowiedniej zgody na kanał kontaktu.

III. Obowiązek podania danych

Do samego przeglądania ogólnodostępnych treści nie trzeba podawać imienia ani nazwiska. Przy kontakcie potrzebujemy danych umożliwiających odpowiedź, a przy rezerwacji — danych koniecznych do wykonania konkretnej usługi. Brak wymaganych danych może uniemożliwić odpowiedź, zawarcie umowy lub realizację rezerwacji. Dane do faktury mogą być wymagane przez prawo.

Podanie danych dodatkowych i zgody marketingowe są dobrowolne. Odmowa marketingu nie uniemożliwia obsługi zapytania, zakupu usługi ani otrzymania zamówionego materiału. W formularzach odróżniamy pola wymagane od opcjonalnych. Wycofanie zgody na dane potrzebne do szczególnej pomocy może uniemożliwić zapewnienie tej pomocy, ale nie uzasadnia zbierania szerszego zakresu danych.

IV. Rodzaje danych i źródła ich pozyskania

Zależnie od rodzaju kontaktu i usługi przetwarzamy:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres, e-mail, telefon, a przy kontaktach służbowych także nazwę organizacji, stanowisko lub rolę;
• dane rezerwacyjne: terminy, trasy, uczestników, wymagane usługi, preferencje, numery rezerwacji i niezbędne dane dokumentu podróży; datę urodzenia, wiek lub obywatelstwo tylko wtedy, gdy wymaga tego konkretna usługa lub prawo;
• dane rozliczeniowe i historię ustaleń: dane do faktury, informację o płatności, korespondencję, reklamację i dokumentację wykonania usługi;
• informacje o szczególnych potrzebach — na zasadach części II pkt 8;
• dane techniczne związane z połączeniem: adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony, dane przeglądarki i urządzenia oraz informacje o błędach, w zakresie rejestrowanym przez infrastrukturę serwisu;
• treść i datę zgód, ich wycofanie oraz sprzeciwy, jeżeli są związane z danym procesem.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Państwa albo od osoby zamawiającej usługę w Państwa imieniu, pracodawcy, organizatora grupy lub wydarzenia, partnera realizującego rezerwację, a w odniesieniu do danych biznesowych — również z udostępnionych przez Państwa informacji zawodowych. Od tych podmiotów otrzymujemy wyłącznie kategorie potrzebne do kontaktu lub zamówionej usługi.

Jeżeli dane nie pochodzą bezpośrednio od Państwa, przekazujemy wymagane informacje zgodnie z art. 14 RODO — co do zasady najpóźniej w ciągu miesiąca, a gdy wcześniej kontaktujemy się z Państwem lub ujawniamy dane innemu odbiorcy, odpowiednio przy pierwszym kontakcie lub pierwszym ujawnieniu, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek. Samo zamieszczenie polityki na stronie nie zastępuje koniecznego doręczenia tej informacji.

W przypadku analityki mogą być przetwarzane pseudonimowe identyfikatory przeglądarki i sesji, źródło wejścia, odwiedzane podstrony, kliknięcia, przewijanie, czas aktywności, typ urządzenia, język i przybliżona lokalizacja. Nie są to z definicji dane anonimowe. Do pomiaru wysłania formularza wystarcza informacja o zdarzeniu; treść zapytania, nazwisko, e-mail, telefon i dane podróży nie powinny trafiać do narzędzi analitycznych ani adresów URL używanych do pomiaru.

Dane dzieci podróżujących z rodziną lub grupą pozyskujemy w niezbędnym zakresie od uprawnionego opiekuna lub organizatora, np. dla biletu lub noclegu. Samo opisanie podróży rodzinnych nie jest zachętą do samodzielnego podawania danych przez dzieci ani zgodą na ich profilowanie reklamowe.

V. Odbiorcy danych

W zakresie niezbędnym do celu dane mogą otrzymywać:

• hotele i obiekty noclegowe, przewoźnicy lotniczy, kolejowi, promowi i autokarowi, firmy transportowe i wynajmu samochodów oraz ubezpieczyciele;
• dostawcy systemów rezerwacyjnych i globalnej dystrybucji (GDS), a także podmioty obsługujące wystawianie i rozliczanie biletów;
• przewodnicy, piloci, lokalni partnerzy, obiekty konferencyjne i inni wykonawcy programu podróży lub wydarzenia;
• pracodawca lub organizator finansujący usługę — w zakresie uzgodnionej rezerwacji i rozliczenia, bez automatycznego dostępu do wszystkich dodatkowych danych podróżnego;
• dostawcy hostingu, wsparcia IT i narzędzi komunikacyjnych oraz obsługa księgowa, prawna, banki i dostawcy płatności;
• właściwe organy publiczne, a przy zamówionych usługach wizowych odpowiednie placówki konsularne — wyłącznie na właściwej podstawie i w niezbędnym zakresie.

Nie wszyscy odbiorcy otrzymują dane przy każdej usłudze. Udostępniamy zakres niezbędny do określonego zadania. Dostawcy działający na nasze polecenie są podmiotami przetwarzającymi, a przewoźnicy, hotele, ubezpieczyciele lub inni usługodawcy mogą być odrębnymi administratorami dla własnych usług i obowiązków. Informacje właściwe dla konkretnego usługodawcy przekazujemy w ramach obsługi rezerwacji.

W komunikacji i pracy z dokumentami korzystamy z Microsoft 365. Obsługa rezerwacji i rozliczeń odbywa się także przy wykorzystaniu systemów branżowych oraz systemów zarządzania usługami i księgowością. Sama nazwa programu nie oznacza, że jego producent otrzymuje wszystkie przetwarzane w nim dane. Odbiorcami są podmioty faktycznie świadczące usługi hostingu, utrzymania, wsparcia lub przetwarzania danych. Narzędzia internetowe Google Analytics 4, Cookiebot i Microsoft Clarity opisano w części X i wykazie narzędzi.

W odniesieniu do Clarity Microsoft występuje jako odrębny administrator danych w zakresie opisanym przez dostawcę, a nie wyłącznie jako podmiot przetwarzający na nasze polecenie. Zasady Clarity odróżniamy od warunków usług Microsoft 365. Szczegóły wskazujemy w części X.4.

Nie sprzedajemy baz danych klientów. W przypadku działań promocyjnych współfinansowanych przez Polską Organizację Turystyczną przekazujemy w sprawozdawczości zbiorcze, zanonimizowane wyniki; samo złożenie zapytania na VisitPoland nie oznacza przekazania POT danych kontaktowych leada.

VI. Okres przetwarzania i przechowywania

Okres przechowywania zależy od celu i kategorii danych. Przyjmujemy następujące zasady; dłuższe przechowywanie wymaga wskazanej poniżej, odrębnej przyczyny, a nie samej możliwości przyszłego wykorzystania danych:

• Zapytania i oferty bez zawarcia umowy: przez czas aktywnych ustaleń oraz do 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu, aby umożliwić powrót do uzgodnień dotyczących podróży lub wydarzenia. Wcześniej usuwamy dane zbędne. Później zachowujemy jedynie zakres konieczny z uwagi na obowiązek prawny lub konkretne roszczenie.
• Umowy i rezerwacje: przez czas przygotowania, wykonania i rozliczenia usługi. Następnie pozostaje dokumentacja niezbędna do wykonania obowiązków prawnych i ochrony roszczeń; nie oznacza to automatycznego zachowywania wszystkich danych dokumentów podróży, szczególnych potrzeb i pełnych profili podróżnych.
• Kontakty u kontrahentów: przez czas współpracy i pełnienia funkcji kontaktowej, do uzyskania informacji o jej zmianie albo do skutecznego sprzeciwu, z możliwością zachowania niezbędnej dokumentacji umowy i roszczeń.
• Roszczenia: przez właściwy termin przedawnienia, a w razie sporu również czas jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego termin ogólny wynosi 6 lat, a dla świadczeń okresowych i roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Początek, koniec, zawieszenie lub przerwanie biegu terminu oceniamy dla danej sprawy.
• Dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres wynikający z właściwych przepisów. Co do zasady księgi rachunkowe i wiele dowodów księgowych przechowuje się 5 lat, licząc według art. 74 ustawy o rachunkowości. Dokumenty podatkowe zachowuje się do przedawnienia zobowiązania; ogólna reguła wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z ustawowymi wyjątkami. Faktury objęte art. 112aa ustawy o VAT są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku wystawienia. Termin KSeF nie obejmuje automatycznie pozostałych danych klienta.
• Marketing na podstawie zgody: do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia danego celu. Przy marketingu na podstawie uzasadnionego interesu — do skutecznego sprzeciwu albo ustania interesu. Minimalny zapis rezygnacji lub sprzeciwu pozostaje tak długo, jak jest potrzebny, aby skutecznie respektować ten wybór, bez dalszego używania go do marketingu.
• Zgody i obsługa praw: przez czas korzystania ze zgody lub obsługi sprawy, a następnie przez okres, w którym trzeba wykazać zgodność lub bronić się przed konkretnym roszczeniem; zachowujemy tylko potrzebny dowód, nie pełną historię aktywności. Dane dotyczące zgód obsługiwane przez Cookiebot podlegają odrębnemu cyklowi dostawcy opisanemu w części X.
• Dane o zdrowiu i szczególnych potrzebach: do wykonania związanej z nimi usługi i rozstrzygnięcia zgłoszonych w tym zakresie spraw albo do wcześniejszego wycofania zgody. Dalsze przechowywanie wymaga odrębnej podstawy, np. art. 9 ust. 2 lit. f RODO dla konkretnego roszczenia.
• Logi publicznych witryn: standardowe logi dostępu i błędów do 30 dni od zdarzenia; wyodrębnione logi bezpieczeństwa do 90 dni. Wpisy dotyczące incydentu mogą zostać wydzielone na czas jego wyjaśnienia, usunięcia skutków i niezbędnej ochrony roszczeń. Terminy te nie dotyczą dokumentacji księgowej ani historii rezerwacji.
• Dane analityczne i badania użyteczności: według zasad określonych dla GA4 i Microsoft Clarity w części X. Wyniki trwale zanonimizowane, które nie pozwalają ponownie zidentyfikować osoby, mogą być zachowane dłużej jako statystyki.
• Cookies i pamięć przeglądarki: według okresów wskazanych przy poszczególnych mechanizmach w deklaracji właściwej dla domeny. Termin ważności cookie nie jest tożsamy z retencją wszystkich danych u dostawcy.

Po zakończeniu właściwego okresu dane usuwamy albo nieodwracalnie anonimizujemy. Dane przeznaczone do usunięcia mogą pozostać w odizolowanych kopiach operacyjnych publicznych witryn do zakończenia ich cyklu nadpisania, nie dłużej niż 90 dni; nie wykorzystujemy ich w bieżącej obsłudze lub marketingu. Odtworzenie kopii nie przywraca podstawy do używania danych wcześniej usuniętych. Kopie dokumentów podlegających ustawowej retencji zachowuje się zgodnie z obowiązkami dotyczącymi tych dokumentów.

VII. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nasze pomiary internetowe służą ocenie widoczności, źródeł ruchu, użyteczności treści i skuteczności pozyskiwania zapytań. Nie prowadzimy remarketingu polegającego na ponownym kierowaniu reklam na podstawie wcześniejszych wizyt w naszych serwisach. Nie wykorzystujemy automatycznej oceny aktywności w serwisie do ustalania indywidualnej ceny, odmowy usługi ani oceniania sytuacji ekonomicznej lub zdrowia użytkownika.

Brak remarketingu prowadzonego przez PTQV nie oznacza, że dostawca Clarity działa wyłącznie na nasze polecenie lub nie realizuje własnych celów. Informacje o odrębnej roli Microsoft, jego celach i wyborach prywatności znajdują się w części X.4.

W ramach analityki narzędzia mogą rozróżniać sesje i łączyć interakcje z pseudonimowym identyfikatorem. W zakresie, w jakim automatyczna analiza obejmuje ocenę zachowania osoby, może stanowić profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO. W opisanym zakresie jego celem jest analiza korzystania ze strony i usuwanie problemów z jej obsługą, a nie podejmowanie decyzji o prawach użytkownika. Taką analizę prowadzimy wyłącznie w granicach udzielonej zgody na określone narzędzie i cel. Można jej odmówić lub wycofać zgodę bez utraty możliwości złożenia zapytania.

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają w rozumieniu art. 22 RODO. Przygotowanie i kwalifikacja zapytań są elementem obsługi przez nasz zespół. Automatyczne potwierdzenia wiadomości, przekazywanie zapytań do właściwego działu lub wyszukiwanie usług według podanych parametrów nie są same w sobie takimi decyzjami.

VIII. Państwa prawa

Na warunkach określonych w RODO przysługują Państwu prawa do dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo do usunięcia nie wyłącza obowiązku zachowania danych, których wymagają przepisy, ani niezbędnych danych dotyczących roszczeń.

Przenoszenie danych: gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się automatycznie, mogą Państwo otrzymać dostarczone nam dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a gdy to technicznie możliwe — żądać przekazania ich innemu administratorowi.

Sprzeciw: wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f można wnieść sprzeciw związany z Państwa szczególną sytuacją. Wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, sprzeciw można zgłosić w dowolnym momencie, bez uzasadnienia; wówczas zaprzestajemy takiego marketingu.

Wycofanie zgody: jest możliwe w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Można skorzystać z udostępnionego mechanizmu rezygnacji albo skontaktować się z nami na dane z części I. Cofnięcie zgody nie pozbawia praw i nie oznacza automatycznego usunięcia danych przechowywanych na innej, ważnej podstawie.

Na żądanie odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach dopuszczonych przez RODO termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące; o przyczynie informujemy w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o niezbędne dane do potwierdzenia tożsamości. Obsługa praw jest co do zasady bezpłatna, z wyjątkami przewidzianymi w RODO.

Mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — informacje: uodo.gov.pl — albo do innego właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim zwykłego pobytu, miejsca pracy lub domniemanego naruszenia. Nie trzeba wcześniej składać reklamacji do nas.

IX. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane związane z usługami chmurowymi, analityką lub rezerwacjami zagranicznymi mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”), także poprzez zdalny dostęp personelu dostawcy. Lokalizacja podstawowego serwera w UE nie wyklucza takiego dostępu.

Przy korzystaniu z Microsoft 365 oraz Google Analytics 4 możliwe są transfery do podmiotów grup Microsoft i Google, w szczególności w Stanach Zjednoczonych, w zakresie wynikającym z obsługi i zabezpieczania usług. Stosowane przez dostawców warunki obejmują mechanizmy transferu, w tym standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, gdy mają zastosowanie. Dokumentacja: Microsoft — dodatek dotyczący ochrony danych oraz Google — warunki przetwarzania danych.

W przypadku Microsoft Clarity dostawca wskazuje Microsoft Ireland Operations Limited (Irlandia) jako stronę umowy dla klientów z UE oraz możliwość przekazywania danych do Microsoft Corporation (USA) w oparciu o standardowe klauzule umowne między tymi podmiotami. Dane są przetwarzane w infrastrukturze Microsoft Azure. Nie deklarujemy, że Clarity przechowuje wszystkie dane wyłącznie w EOG. Właściwe są warunki tej usługi i oświadczenie o ochronie prywatności Microsoft; samo korzystanie z Microsoft 365 nie przesądza o warunkach Clarity.

Odpowiednią podstawę oceniamy dla konkretnego transferu: decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w zakresie jej zastosowania albo zabezpieczenia z art. 46 RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne, wraz z oceną warunków transferu i uzupełniającymi środkami, gdy są potrzebne. Nie zakładamy, że każdy zagraniczny podmiot należący do znanej grupy jest automatycznie objęty decyzją o adekwatności.

Przy realizacji konkretnej podróży dane trafiają do odbiorców w państwach związanych z trasą, np. przewoźnika lub hotelu. Gdy nie ma adekwatności ani odpowiednich zabezpieczeń, wyjątki z art. 49 RODO mogą być wykorzystane tylko po spełnieniu ich warunków, np. gdy przekazanie jest niezbędne do wykonania konkretnej umowy podróży z Państwem lub umowy zawartej w Państwa interesie. Nie stanowi to ogólnej podstawy stałego korzystania z zagranicznej chmury ani narzędzi marketingowych.

Informacje o konkretnym odbiorcy, państwie, podstawie i sposobie uzyskania kopii stosowanych zabezpieczeń są dostępne pod adresem [email protected]. Zabezpieczenia przedstawiamy z poszanowaniem praw innych osób i uzasadnionej poufności. Dane dotyczące narzędzi internetowych uzupełniają część X i aktualny wykaz.

X. Cookies, podobne technologie i zarządzanie zgodą

1. Cele i zasady używania technologii

Cookies, pamięć lokalna przeglądarki, piksele i podobne rozwiązania mogą służyć działaniu strony, zapisaniu wyborów prywatności, pomiarowi ruchu i badaniu użyteczności. Dane techniczne konieczne do obsługi połączenia z serwerem odróżniamy od dodatkowego śledzenia aktywności.

Na podstawie art. 399 PKE zapis lub odczyt informacji w urządzeniu, który nie jest ściśle niezbędny do transmisji lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika, wymaga uprzedniej zgody. Dla danych osobowych analizowanych w tym zakresie stosujemy art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda na newsletter, wysłanie zapytania lub dalsze przeglądanie strony nie zastępuje zgody na te technologie.

2. Wybór i zmiana zgody — Cookiebot

Rozwiązaniem przeznaczonym do obsługi wyborów prywatności w naszych serwisach jest Cookiebot by Usercentrics. W domenie, w której panel jest już wdrożony, można zaakceptować wybrane cele, odmówić opcjonalnych technologii i ponownie otworzyć ustawienia, korzystając z przycisku prywatności lub odnośnika „Ustawienia cookies” / „Cookie settings”. Brak zgody nie wyłącza podstawowej treści ani kontaktu z nami. Do czasu udostępnienia i sprawdzenia panelu w danej domenie nie uruchamiamy opcjonalnych narzędzi wymagających zgody.

Cookiebot obsługuje dane niezbędne do zapamiętania i udokumentowania wyboru, m.in. identyfikator zgody, jej treść, datę i informacje techniczne związane z jej udzieleniem. Podstawą wykonania obowiązku wykazania zgody jest art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO; mechanizmy konieczne do zapamiętania wyboru użytkownika nie są reklamą. Dostawca Usercentrics A/S, Dania, opisuje cykl usuwania danych użytkowników po 12 miesiącach od zarejestrowania. Odrębny, minimalny dowód przechowywany przez PTQV podlega zasadom części VI. Więcej: prywatność Cookiebot.

Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze korzystanie z objętych nią opcjonalnych narzędzi, ale nie wpływa na zgodność przetwarzania sprzed wycofania. Usunięcie danych już przekazanych dostawcy wymaga zastosowania odpowiednich mechanizmów lub zgłoszenia prawa do usunięcia. Zmiana ustawień przeglądarki jest dodatkową możliwością, a nie zamiennikiem wyboru zapewnianego przez serwis.

3. Google Analytics 4

Korzystamy z Google Analytics 4 (GA4), usługi Google Ireland Limited, Irlandia, do pomiaru ruchu, źródeł wejść, popularności treści i skuteczności działań prowadzących do zapytań. Analiza może obejmować identyfikatory przeglądarki i sesji, informacje o urządzeniu, języku, przybliżonym położeniu, odwiedzanych stronach i zdarzeniach, np. kliknięciu przycisku lub przesłaniu formularza. Samo kliknięcie e-maila lub telefonu nie oznacza, że rozmowa lub wysłanie zapytania doszły do skutku.

GA4 uruchamiamy w granicach zgody na analitykę. Nie przesyłamy celowo do GA4 treści korespondencji, nazwisk, adresów e-mail, telefonów ani danych dokumentów i rezerwacji. Nie wykorzystujemy danych GA4 do kampanii remarketingowych. Dostawca informuje, że w GA4 nie rejestruje ani nie przechowuje indywidualnych adresów IP; nie oznacza to, że wszystkie pozostałe dane są anonimowe.

Dla danych użytkownika i zdarzeń objętych ustawieniem retencji GA4 przyjmujemy okres 14 miesięcy, bez odnawiania okresu identyfikatora przy nowej aktywności. Dane są usuwane w miesięcznym cyklu dostawcy po upływie tego okresu. Ustawienie to nie obejmuje standardowych raportów zbiorczych; nie jest również okresem ważności cookies. Prawa użytkownika i możliwość wcześniejszego usunięcia danych stosuje się niezależnie od tego ustawienia. Dokumentacja: retencja GA4 oraz polityka prywatności Google.

4. Badanie użyteczności — Microsoft Clarity

Cel i uruchomienie. Microsoft Clarity jest narzędziem wybranym do badania użyteczności publicznych stron PTQV. W serwisie, w którym zostanie wdrożone, korzystamy z niego dopiero po uprzedniej zgodzie obejmującej tę analizę i przekazanie danych Microsoft. Badamy, które treści są czytelne i gdzie występują trudności w korzystaniu ze strony. Nie służy to nagrywaniu rozmów ani ocenie konkretnego klienta.

Zakres danych. Analiza obejmuje m.in. kliknięcia, przewijanie, ruch wskaźnika, przejścia między podstronami, informacje o urządzeniu i przeglądarce, czasie aktywności, źródle wejścia, przybliżonej lokalizacji oraz pseudonimowe identyfikatory. Na ich podstawie powstają mapy cieplne i odtworzenia sposobu korzystania ze strony. Odtworzenie sesji rekonstruuje widok strony i interakcje; nie jest nagraniem z kamery ani mikrofonu. Dane pseudonimowe nie są automatycznie anonimowe.

Ograniczenia. Clarity nie obejmuje paneli po zalogowaniu, obszarów płatności, szczegółów rezerwacji ani stron przeznaczonych dla dzieci. Treści formularzy i inne dane osobowe widoczne na stronie są wyłączane z rejestracji lub maskowane przed przekazaniem. Nie przekazujemy do Clarity nazwisk, e-maili, telefonów, treści wiadomości, danych dokumentów podróży ani informacji o zdrowiu. Nie łączymy odtworzeń z CRM, nazwiskiem, historią podróży ani indywidualną oceną leada. Ograniczenia dotyczą także adresów URL, parametrów i dodatkowych oznaczeń przekazywanych do narzędzia.

Dostawca i jego rola. Dla klientów z UE dostawca wskazuje Microsoft Ireland Operations Limited, z udziałem Microsoft Corporation i innych podmiotów grupy przy obsłudze usługi. Microsoft przetwarza dane Clarity jako administrator zgodnie z własnym oświadczeniem prywatności. Opisuje w nim także własne cele, m.in. zapewnienie bezpieczeństwa, rozwój i ulepszanie usług oraz reklamę, stosownie do mających zastosowanie warunków i wyborów prywatności. Nie przedstawiamy Clarity jako narzędzia działającego wyłącznie na nasze zlecenie. Więcej o celach, odbiorcach i prawach: oświadczenie o ochronie prywatności Microsoft.

Retencja. Zgodnie z dokumentacją Clarity zwykłe dane odtworzeń sesji są przechowywane przez 30 dni od rejestracji. Dane kliknięć i map cieplnych oraz sesje oznaczone etykietą lub jako ulubione mogą być przechowywane przez 9 miesięcy. Microsoft wskazuje również losowo wybraną próbkę nagrań z okresem do 9 miesięcy. W przyjętym zakresie PTQV nie oznacza sesji jako ulubionych ani etykietami w celu ich dłuższego przechowywania i nie tworzy własnego archiwum odtworzeń. Nie wyłącza to dłuższej retencji danych kliknięć, map i próbki zachowanej przez usługę. 30 dni nie jest terminem usunięcia wszystkich danych Clarity. Dane kliknięć mogą obejmować identyfikator użytkownika, dlatego nie nazywamy ich w całości anonimowymi. Szczegóły: retencja Clarity oraz FAQ Clarity.

Zgoda i rezygnacja. Odmowa lub wycofanie zgody na Clarity nie ogranicza dostępu do oferty ani kontaktu z nami. W przyjętym modelu bez takiej zgody nie uruchamiamy zbierania danych przez Clarity, również w jego ograniczonym trybie bez cookies. Zgoda analityczna nie oznacza zgody na cele reklamowe. Wyborów dokonuje się w panelu prywatności właściwym dla domeny; przekazujemy narzędziu sygnały odpowiadające rzeczywistemu wyborowi. W opisanym zakresie PTQV nie uruchamia integracji Clarity z Microsoft Advertising ani kampanii remarketingowych.

Usunięcie danych i kontakt. Cofnięcie zgody zatrzymuje przyszłe zbieranie, lecz nie usuwa automatycznie danych już przekazanych. Wnioski dotyczące danych przetwarzanych przez PTQV prosimy kierować na [email protected]. Microsoft udostępnia odrębną drogę realizacji praw opisaną w swoim oświadczeniu prywatności. Dokumentacja Clarity wskazuje ograniczenia usuwania pojedynczych nagrań i danych pojedynczej osoby w panelu; może być konieczne działanie wobec całego projektu lub zgłoszenie do Microsoft. Ograniczenie narzędzia nie znosi praw przysługujących na podstawie RODO.

5. Zakres zgód i aktualna deklaracja

Wybór w jednym serwisie nie oznacza automatycznie zgody na wszystkie inne domeny i cele. Szczegółowa deklaracja cookies przy danym panelu wskazuje mechanizmy faktycznie używane na tej domenie, ich dostawców, cele i czas działania. Wykaz narzędzi na końcu polityki stanowi dodatkową warstwę informacji; nie zastępuje rzetelnej deklaracji technicznej. Nowy cel, narzędzie lub transfer wymagają uzupełnienia informacji i — jeżeli dotychczasowa zgoda ich nie obejmuje — uzyskania odpowiedniej zgody przed uruchomieniem.

XI. Bezpieczeństwo, inne serwisy i zmiany polityki

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, obejmujące ograniczanie uprawnień, ochronę komunikacji, zabezpieczanie systemów i organizację bezpiecznej obsługi danych. Dostęp otrzymują osoby i wykonawcy, którym jest on potrzebny do ich zadań. Nie deklarujemy całkowitego wyeliminowania ryzyka.

Linki do serwisów zewnętrznych prowadzą do środowisk, w których obowiązują odrębne informacje o prywatności. Korzystanie z osadzonych map, filmów lub innych zewnętrznych komponentów wymaga osobnej oceny przepływu danych i odpowiedniej podstawy; sama obecność linku do polityki dostawcy nie zastępuje informacji i zgód wymaganych po naszej stronie.

Politykę aktualizujemy w razie rzeczywistej zmiany usług, celów, podstaw prawnych lub sposobu przetwarzania. Szczegóły narzędzi internetowych mogą być aktualizowane w wykazie i deklaracji cookies bez przepisywania pozostałych części. O istotnej zmianie informujemy przed objętym nią przetwarzaniem; nowa wersja dokumentu nie jest zgodą użytkownika. Wersje językowe opisują te same zasady i nie ograniczają bezwzględnie obowiązujących praw użytkownika.

Wykaz narzędzi i zakres wdrożenia

Poniższy wykaz określa narzędzia przewidziane w tej polityce. Ich obecność i aktualny zakres działania na konkretnej domenie wskazuje właściwy panel zgód i deklaracja cookies. Narzędzia opcjonalne pozostają nieaktywne do czasu poprawnego wdrożenia i uzyskania wymaganej zgody.

Google Analytics 4 — pomiar ruchu i zapytań. Dostawca: Google Ireland Limited, Irlandia, z możliwym udziałem Google LLC i innych podmiotów grupy, w tym w USA. Analityka po zgodzie, bez remarketingu prowadzonego przez PTQV. Dla danych objętych ustawieniem retencji: 14 miesięcy, bez odnawiania okresu identyfikatora przy nowej aktywności. Szczegóły: X.3.

Microsoft Clarity — badanie użyteczności. Narzędzie wybrane do wdrożenia na publicznych stronach, po spełnieniu warunków z X.4; ten opis nie oznacza uruchomienia na każdej domenie. Dla klientów z UE: Microsoft Ireland Operations Limited; możliwy udział Microsoft Corporation w USA. Zwykłe odtworzenia: 30 dni; dane kliknięć, mapy cieplne oraz niektóre zachowane sesje: do 9 miesięcy. Microsoft działa jako administrator w opisanym przez siebie zakresie. Nie łączymy odtworzeń z CRM ani danymi rezerwacyjnymi.

Cookiebot — zarządzanie zgodami. Dostawca: Usercentrics A/S, Dania. Panel wdrażany dla poszczególnych domen obsługuje wybory prywatności i deklaracje cookies. Dostawca opisuje usuwanie danych użytkowników po 12 miesiącach od rejestracji; odrębny, niezbędny dowód zgody PTQV podlega części VI. Szczegóły: X.2.

Remarketing i automatyczna punktacja leadów na podstawie odwiedzin — poza obecnym zakresem PTQV. Ich uruchomienie wymaga odrębnego określenia procesu, informacji i właściwej podstawy, a nie tylko dodania tagu. Odrębne cele Microsoft w związku z Clarity opisano w X.4.

Kontakt dotyczący każdego z powyższych narzędzi: [email protected].