Nie kolejna rezerwacja w restauracji

Wyjazdy incentive coraz trudniej budować wyłącznie wokół atrakcji, które uczestnicy mogą później powtórzyć podczas prywatnego city breaku. Dobry hotel, znana restauracja czy popularny punkt widokowy nadal mają swoje miejsce w programie. Same jednak rzadko sprawiają, że wyjazd staje się naprawdę wyjątkowy.

Dlatego coraz większe znaczenie mają doświadczenia, które dają grupie coś więcej: dostęp do interesującego miejsca, kontakt z lokalnym gospodarzem, możliwość poznania produktu u jego źródła albo otoczenie, które całkowicie zmienia charakter wieczoru.

Kolacja ma pod tym względem ogromny potencjał. Zamiast traktować ją jako przerwę między kolejnymi punktami programu, można uczynić z niej jego kulminację.

Nie musi to oznaczać ogromnego budżetu ani skomplikowanej produkcji eventowej. Czasami wystarczy odpowiednie miejsce i pomysł, który rzeczywiście wynika z charakteru destynacji.

Toskania: kolacja między beczkami z winem

W Toskanii lokalne wino może stać się nie dodatkiem do kolacji, lecz osią całego wieczoru.

Region niemal automatycznie kojarzy się z winem, dlatego właśnie wokół niego można zbudować jeden z najciekawszych punktów wyjazdu incentive.

W okolicach Montalcino dostępne są doświadczenia łączące wizytę w winnicy, degustację Brunello i kolację w otoczeniu piwnic oraz beczek. Zamiast zwykłego „spróbowania lokalnego wina” uczestnicy mogą poznać miejsce, ludzi i proces jego powstawania.

W przypadku grupy incentive można wokół tego zbudować cały wieczór: przejazd przez toskański krajobraz, wizytę w winnicy, spotkanie z gospodarzem, degustację i kolację z odpowiednio dobranymi winami.

Największą wartością nie jest tutaj sama ekskluzywność. Jest nią bezpośredni kontakt z miejscem i produktem charakterystycznym dla regionu.

Marrakesz: kolacja pod gwiazdami na pustyni Agafay

Agafay pozwala w ciągu jednego wieczoru zamienić gwar Marrakeszu na zupełnie inną scenerię.

Pustynia znajduje się około 30 km od Marrakeszu, a działające tam obiekty są przygotowane również do obsługi prywatnych wydarzeń i grup korporacyjnych.

W programie incentive samo doświadczenie może rozpocząć się na długo przed podaniem pierwszego dania. Wyjazd z miasta, zmieniający się krajobraz, zachód słońca, aperitif i dopiero później kolacja inspirowana marokańską kuchnią tworzą scenariusz całego wieczoru.

W tym przypadku miejsce i droga do niego są równie istotne jak menu.

To dobrze pokazuje różnicę między rezerwacją miejsca na kolację a zaprojektowaniem doświadczenia dla grupy.

Malta: prywatna kolacja w historycznym palazzo

Na Malcie wyjątkowej scenografii nie trzeba budować od podstaw. Można wykorzystać tę, która istnieje od setek lat.

Historyczne maltańskie wnętrza pozwalają zorganizować wieczór zupełnie inny niż standardowa kolacja w restauracji. Dobrym przykładem jest Palazzo Parisio, gdzie organizowane są prywatne oraz biznesowe wydarzenia w zabytkowych wnętrzach i ogrodach.

Przy bardziej kameralnych grupach interesującym rozwiązaniem może być Palazzo Preca w Valletcie. Restauracja mieści się w XVI-wiecznym palazzo i dysponuje prywatną przestrzenią dla grup liczących do 24 osób.

Malta pokazuje przy tym coś ważnego: wyjątkowe doświadczenie niekoniecznie oznacza daleki transfer albo skomplikowaną logistykę.

Czasami odpowiednie drzwi znajdują się kilka minut od hotelu. Trzeba tylko wiedzieć, które z nich otworzyć.

Porto: nie tylko degustacja porto

W mieście tak mocno związanym z tradycją winiarską zwykła degustacja byłaby niewykorzystaną szansą.

Po drugiej stronie Douro, w Vila Nova de Gaia, program dla grupy może obejmować prywatną degustację, poznanie historii miejscowego wina i spotkanie z ekspertem lub sommelierem. Kolejnym elementem wieczoru może być kolacja z odpowiednio dobranym porto.

Dzięki temu uczestnicy nie otrzymują dwóch niezależnych punktów programu: degustacji i restauracji. Powstaje jedno spójne doświadczenie z konkretnym motywem przewodnim.

To format szczególnie dobrze pasujący do grup, którym zależy na gastronomii, kulturze i spokojniejszym tempie programu. Nie każdy incentive musi przecież oznaczać dzień wypełniony sportem, rywalizacją czy intensywnymi aktywnościami.

Czasami to właśnie rozmowa przy stole i możliwość lepszego poznania miejsca tworzą najlepszą przestrzeń do integracji.

Islandia: kolacja wśród wulkanicznego krajobrazu

Islandia pokazuje, że spektakularne otoczenie nie zawsze musi oznaczać skomplikowaną logistykę.

Blue Lagoon Iceland znajduje się około 20 minut od lotniska Keflavík i około 45 minut od Reykjavíku. Obiekt oferuje przestrzenie przeznaczone na spotkania, wydarzenia i prywatne kolacje dla grup. Lava Restaurant została wkomponowana w wulkaniczne otoczenie, a jej wnętrza wychodzą na charakterystyczne wody laguny. Program można więc połączyć z pobytem w wodach geotermalnych, a następnie zakończyć kolacją.

Bliskość lotniska daje przy tym ciekawe możliwości logistyczne. Blue Lagoon Iceland może stać się jednym z pierwszych punktów programu po przylocie albo jego efektownym zakończeniem przed powrotem.

Co łączy najlepsze doświadczenia kulinarne na incentive?

Toskania, Marrakesz, Malta, Porto i Islandia pozornie mają ze sobą niewiele wspólnego. Z punktu widzenia organizacji incentive łączy je jednak jedna bardzo ważna rzecz: kolacja wynika z miejsca, a nie jest do niego przypadkowo dodana.

W Toskanii punktem wyjścia jest wino i ludzie, którzy je tworzą. W Maroku krajobraz pustyni. Na Malcie historyczne wnętrza. W Porto lokalna tradycja winiarska. Na Islandii natura i krajobraz wulkaniczny.

Dzięki temu uczestnik nie ma poczucia, że po całym dniu atrakcji został po prostu przewieziony do kolejnej restauracji. Wieczór staje się częścią poznawania kierunku.

I to właśnie sprawia, że zostaje w pamięci.

Nie wszystko musi być spektakularne

Przy projektowaniu programu łatwo wpaść w pułapkę ciągłego poszukiwania „efektu wow”.

Tymczasem uczestnicy nie potrzebują pięciu wielkich atrakcji jednego dnia. Często większą wartość ma spokojniejszy wieczór w miejscu z historią, możliwość rozmowy z właścicielem niewielkiej winnicy albo danie przygotowane specjalnie dla grupy.

Nie chodzi więc o to, żeby każda kolacja była nietypowa za wszelką cenę.

Liczy się jej dopasowanie do miejsca, charakteru uczestników i rytmu całego wyjazdu.

Jak zaplanować doświadczenie kulinarne podczas wyjazdu incentive?

Nie istnieje jedna najlepsza kolacja incentive. Inaczej powinien wyglądać wieczór dla kilkunastoosobowej grupy zarządu, inaczej dla 40-osobowego zespołu, a jeszcze inaczej przy wyjeździe liczącym ponad stu uczestników.

Znaczenie mają liczebność grupy, budżet, profil uczestników, pora roku, czas dostępny w programie oraz logistyka.

Przed wyborem miejsca warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

• Czy doświadczenie rzeczywiście jest związane z kierunkiem?
• Czy jest czymś, na co uczestnicy raczej nie trafiliby samodzielnie?
• Czy miejsce może komfortowo obsłużyć całą grupę?
• Ile czasu zajmą transfery?
• Czy wyjątkowość miejsca uzasadnia dodatkowy czas i koszt?
• Czy w przypadku wydarzenia plenerowego istnieje dobry plan B?

Nie wszystkie odpowiedzi muszą być idealne. Ważne, żeby decyzja o włączeniu konkretnego doświadczenia do programu była świadoma.

Dobry incentive zostaje w pamięci

Po kilku miesiącach uczestnicy prawdopodobnie nie będą pamiętali wszystkich punktów trzydniowego harmonogramu.

Mogą za to pamiętać wieczór, podczas którego właściciel winnicy opowiadał o swoim Brunello. Zachód słońca nad Agafay. Pierwsze wejście do maltańskiego palazzo. Degustację nad Douro. Albo kolację otoczoną surowym islandzkim krajobrazem.

To właśnie z takich momentów powstaje dobry program incentive.

W Polish Travel Quo Vadis przy organizacji wyjazdów incentive dla firm patrzymy nie tylko na kierunek i listę dostępnych atrakcji. Projektujemy programy incentive szyte na miarę, łącząc logistykę, zakwaterowanie, gastronomię i lokalne doświadczenia w jedną spójną całość.

Najważniejsze, aby poszczególne elementy programu znalazły się w nim z konkretnego powodu, a nie tylko dlatego, że dobrze wyglądają w prezentacji.

Porozmawiaj z nami o kolejnym wyjeździe incentive.

FAQ

Czy nietypowa kolacja incentive zawsze oznacza wysoki budżet?

Nie. Koszt zależy od miejsca, wielkości grupy, wybranego menu, transportu, wyłączności przestrzeni i dodatkowej oprawy. Kameralna kolacja u lokalnego producenta może zrobić większe wrażenie niż kosztowna gala, jeśli dobrze pasuje do charakteru wyjazdu.

Jak wybrać doświadczenie kulinarne na wyjazd incentive?

Najlepiej zacząć od charakteru kierunku i potrzeb grupy. Warto sprawdzić, czy doświadczenie jest rzeczywiście związane z miejscem, jak długo potrwa transfer, ilu uczestników może przyjąć obiekt i czy potrzebny będzie wariant alternatywny w razie złej pogody.

Czy takie kolacje można organizować dla dużych grup?

Tak, ale liczebność grupy wpływa na wybór miejsca i sposób organizacji. Przykładowo Palazzo Preca w Valletcie dysponuje prywatną przestrzenią dla maksymalnie 24 osób, podczas gdy Blue Lagoon Iceland posiada kilka przestrzeni przeznaczonych również do organizacji wydarzeń grupowych.

Przy większych grupach szczególnie ważne są logistyka serwisu, czas wydawania posiłków, transport oraz odpowiednia liczba miejsc.

Czy kolacja może być główną atrakcją wieczoru incentive?

Tak. Szczególnie gdy łączy lokalną kuchnię, charakterystyczne miejsce i element, którego uczestnicy nie doświadczyliby podczas standardowej wizyty. Kolacja w winnicy, na pustyni, w historycznym palazzo czy w wulkanicznym otoczeniu może być pełnoprawnym punktem programu, a nie tylko zakończeniem dnia.