Czym jest ubezpieczenie podróży służbowej?

Wypadki i choroby mogą przytrafić się każdemu, niezależnie od sytuacji, czy miejsca pobytu. W normalnych okolicznościach radzenie sobie z ich konsekwencjami nie musi być problematyczne, jednak jeśli spędzamy czas w podróży, sprawy mogą nieco się skomplikować. Szczególnie podczas pobytu za granicą nieprzewidziane zdarzenia potrafią skutecznie pokrzyżować plany i sprawić spory kłopot. Warto mieć to na uwadze, organizując zagraniczną delegację dla swoich pracowników. Aby uchronić się przed przykrymi skutkami nagłych wypadków, już na etapie planowania wyjazdu trzeba zadbać o kompleksowe, dostosowane do okoliczności i kierunku ubezpieczenie podróży służbowej dla uczestników.

Polisa ubezpieczeniowa dla pracownika w podróży służbowej to gwarancja wsparcia w sytuacjach nieprzewidzianych, takich jak wypadki czy inne nieszczęśliwe zdarzenia, które mogą negatywnie wpłynąć na stan jego zdrowia. W razie potrzeby pracownik będzie mógł skorzystać m.in. z bezpłatnej pomocy medycznej, chroniąc tym samym pracodawcę przed dodatkowymi, nierzadko bardzo wysokimi kosztami związanymi z leczeniem. Warto mieć przy tym na uwadze, że koszty ubezpieczenie pracownika w delegacji zagranicznej nie są wysokie, szczególnie w porównaniu z tymi, jakie trzeba będzie ponieść w związku z wypłatą odszkodowania przy braku polisy.

Jeśli chodzi o zakres ubezpieczenia służbowego, na pierwszy rzut oka jest on zbliżony do tego, z jakim mamy do czynienia w przypadku standardowej polisy turystycznej. W ramach takiej ochrony pracownik jest zabezpieczony przed kosztami leczenia, ewentualnym transportem medycznym do kraju czy nieprzewidzianymi sytuacjami wymagającymi nagłej interwencji służb ratunkowych. Najczęściej polisa zapewnia także odszkodowanie z tytułu odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz ochronę przed następstwami nieszczęśliwych wypadków (NNW). Podstawowa różnica polega na tym, że ubezpieczenie pracownicze gwarantuje dodatkową ochronę związaną z wykonywaną podczas podróży pracą.

Choć zabezpieczenie w postaci polisy jest niezbędne i może uchronić pracodawcę oraz pracownika przed kosztami związanymi z leczeniem, likwidacją szkód, czy odszkodowaniem dla osób trzecich, zdarzają się sytuacje, w których mimo ważnej umowy ubezpieczeniowej ochrona nie zadziała. Aby się przed tym ustrzec, warto poznać najczęstsze pułapki i wyłączenia odpowiedzialności TU.

Na co uważać, wybierając polisę na wyjazd służbowy?

Można wskazać wiele sytuacji, w których ubezpieczona na czas delegacji osoba nie otrzymała odszkodowania za wypadek czy leczenie, lub wypłacona kwota okazała się niewystarczająca. Czasami bywa odwrotnie i to pracodawca zostaje zaskoczony tym, że jego pracownik domaga się rekompensaty za szkody poniesione w podróży służbowej. Na co uważać i o czym pamiętać, jeśli chcemy uniknąć przykrej niespodzianki?

• Odszkodowanie za zdarzenia w czasie wolnym od pracy. To jedna z najczęstszych pułapek czekających na pracodawców. Nie każdy bowiem wie, że nieszczęśliwe zdarzenia, do których dojdzie w trakcie podróży służbowej, ale nie bezpośrednio przy wykonywaniu obowiązków zawodowych, mogą obciążyć właściciela firmy odpowiedzialnością finansową.
• Niewystarczający zakres ubezpieczenia. Każda polisa na zagraniczny wyjazd powinna być dopasowana do konkretnej sytuacji. Bardzo często ubezpieczenie służbowe zapewnia podstawową ochronę, jednak gwarantowane sumy jego poszczególnych elementów są zbyt niskie i niedostosowane do okoliczności. Znaczenie ma przede wszystkim kierunek podróży. Na przykład polisa, która gwarantuje zwrot kosztów leczenia do 50 000 złotych, sprawdzi się w przypadku podróży do europejskich krajów, w których standard życia i ceny usług są zbliżone do polskich warunków. Ta sama kwota nie pokryje natomiast leczenia czy transportu medycznego w USA, Kanadzie, czy w krajach azjatyckich.
• Wykonywanie pracy fizycznej. Nie każdy pracodawca wie, że polisa służbowa dla pracowników wykonujących pracę o charakterze fizycznym wymaga dodatkowego rozszerzenia. Ze względu na wyższe potencjalne niebezpieczeństwo związane z tego typu obowiązkami, ubezpieczyciele klasyfikują je jako bardziej ryzykowne. W związku z tym, osoby wykonujące pracę fizyczną, tj. wymagającą specjalistycznych umiejętności manualnych, siły fizycznej czy innych konkretnych kompetencji, muszą posiadać odpowiednio rozszerzone ubezpieczenie w delegacji.
• Choroby przewlekłe. Choć nie każdy o tym wie, ubezpieczenie często nie obejmuje również przypadków, w których leczenie dotyczy chorób o charakterze przewlekłym, takich jak np. nadciśnienie, niewydolność serca, astma, cukrzyca, czy niektóre choroby nowotworowe. Warto o tym pamiętać i rozszerzyć zakres polisy o ten element, jeżeli któryś z delegowanych przez nas pracowników cierpi na takie schorzenia.

Kiedy ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania?

Poza wymienionymi powyżej sytuacjami nie można zapominać również o tzw. wyłączeniach odpowiedzialności. To sytuacje, w których ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania, jeżeli ubezpieczona osoba nie dotrzyma jednego z warunków umowy. Aby dowiedzieć się, jakie okoliczności podlegają wyłączeniu w przypadku konkretnej oferty, warto dokładnie zapoznać się z dokumentem, jakim są Ogólne Warunki Ubezpieczenia, tzw. OWU.

Choć każde towarzystwo ubezpieczeniowe może ustalić własną listę wyłączeń, najczęściej wygląda ona podobnie i obejmuje kilka podstawowych sytuacji. Kiedy pracownik może stracić prawo do odszkodowania mimo ważnej polisy?

• Kiedy podejmuje działania niezgodne z prawem.
• Jeśli podczas wypadku pozostaje pod wpływem alkoholu, lub substancji psychoaktywnych.
• Gdy uczestniczy w akcie terroryzmu, rozruchach, czy strajkach.
• Jeśli zdarzenie jest skutkiem umyślnego działania lub rażącego zaniedbania.

Jeżeli zależy nam na kompleksowej ochronie i ograniczeniu ryzyka do minimum, konieczne może okazać się rozszerzenie zakresu polisy. Przykład? Jednym z najczęstszych przypadków, w których ubezpieczyciel odmawia wypłacenia należnego odszkodowania, jest sytuacja, w które ubezpieczony w chwili wypadku lub innego zdarzenia pozostaje pod wpływem alkoholu. Aby uniknąć tego typu komplikacji, można rozszerzyć polisę o tzw. klauzulę alkoholową.

Ubezpieczenie podróży służbowej – co jeszcze warto wiedzieć?

Podsumowując, ubezpieczenie podróży służbowej to nie tylko zabezpieczenie dla każdej ze stron. To przede wszystkim troska o bezpieczeństwo pracownika przez cały czas trwania delegacji. Czy pracodawca ma obowiązek ubezpieczenia pracownika w delegacji zagranicznej? Z prawnego punktu widzenia – nie. Jeśli jednak podczas wyjazdu firmowego pracownik ulegnie wypadkowi, będzie mógł ubiegać się o odszkodowanie od firmy.

Jeśli zależy Ci na kompleksowej ochronie pracowników podczas zagranicznych delegacji, warto skorzystać z pomocy doświadczonych specjalistów. W Polish Travel Quo Vadis gwarantujemy dobór najlepszego ubezpieczenia służbowych wyjazdów. Nasi najlepsi pośrednicy doradzą optymalne i korzystne rozwiązanie, dostosowane do charakteru i potrzeb konkretnej podróży. Pomożemy także w postępowaniu odszkodowawczym, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Sporym ułatwieniem jest również opcja skorzystania z narzędzi typu business travel management (BTM). Zapewniamy pełne wsparcie w organizacji i nadzorowaniu wyjazdów firmowych, dzięki czemu zarówno Ty jak i Twoi pracownicy możecie czuć się spokojnie przez cały wyjazd. Oferujemy m.in. system, jakim jest Centrum Obsługi Podróży Służbowych, umożliwiający lepsze planowanie delegacji, kontrolę nad wydatkami oraz realne oszczędności. W ramach takiej usługi dostępna jest także opcja ubezpieczenia pracowników. Dowiedz się więcej na temat naszej pracy i przekonaj się, co możesz zyskać, organizując podróże służbowe z PTQV!